KI oder feste Regel: Was Ihre Automatisierung wirklich braucht

KI ist im KMU angekommen, aber meist nur für die Sprache

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz in Schweizer KMU hat in kurzer Zeit deutlich zugenommen. Laut der KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 ist der Anteil der Unternehmen, die KI bewusst in ihre Arbeitsprozesse integrieren, innerhalb eines Jahres von 22 auf 34 Prozent gestiegen. Die häufigsten Einsatzgebiete sind dabei sprachliche Aufgaben: Übersetzungen bei 52 Prozent, Korrespondenz bei 47 Prozent.

Das zeigt etwas Wichtiges: KI hilft heute vor allem beim Formulieren. Die eigentliche Logik eines Geschäftsprozesses, also was wann mit welchen Daten passiert, ist eine andere Frage. Und genau dort, im Inneren einer Automatisierung, stellt sich eine Entscheidung, die über Aufwand und Verlässlichkeit bestimmt: Braucht dieser Schritt wirklich KI, oder reicht eine feste Regel?

Zwei Werkzeuge, zwei Stärken

Eine feste Regel ist eine klare Anweisung nach dem Muster „wenn das, dann jenes“. Sie liefert bei gleichem Input immer das gleiche Ergebnis. Sie ist günstig im Betrieb, vorhersehbar und im Fehlerfall nachvollziehbar, weil man jeden Schritt zurückverfolgen kann. Ein Beispiel: Trifft eine Rechnung in einem festen Format ein, liest das System die immer gleichen Felder aus und leitet sie an die richtige Stelle weiter. Das läuft tausendmal identisch.

Eine KI-Komponente arbeitet anders. Sie versteht auch Text, der kein festes Format hat, sie ordnet ein und trifft Einschätzungen. Sie erkennt, dass zwei unterschiedlich formulierte E-Mails dasselbe Anliegen haben, oder zieht aus einem PDF die richtige Angabe, auch wenn es jedes Mal anders aufgebaut ist. Aus unserer Erfahrung lässt sich das so zusammenfassen: KI-Komponenten in der Automatisierung sind bestens geeignet, wenn es um Entscheidungen und Interpretation geht. Dort, wo ein Mensch sonst kurz hinschauen und einordnen müsste, ist die KI stark.

Woran Sie erkennen, was Ihr Schritt braucht

Die Frage ist nicht „KI oder nicht“ für den ganzen Ablauf, sondern für jeden einzelnen Schritt darin. Eine feste Regel reicht meist, wenn der Input ein klares Format hat und der Ablauf klaren Regeln folgt:

• Felder eines Lieferscheins ins Lagersystem übertragen, wenn der Aufbau immer gleich ist.
• Eine Schichtmeldung aus der Produktion erfassen und verbuchen.
• Eine Rechnung mit bekanntem Schema prüfen und weiterleiten.

Eine KI-Komponente lohnt sich, wenn der Input unstrukturiert ist oder eine Einschätzung verlangt:

• E-Mails ohne festes Format der richtigen Abteilung zuordnen.
• Eine Reklamation im Freitext einer Kategorie zuweisen.
• Aus unterschiedlich aufgebauten Dokumenten die gesuchte Angabe herauslesen.

Als Faustregel: Wo es um Struktur und feste Abläufe geht, ist die Regel die bessere Wahl. Wo es um Verstehen und Einordnen geht, kommt die KI ins Spiel.

Der Preis der Flexibilität: KI ist wartungsanfälliger

Die Flexibilität der KI hat einen Preis, und es wäre unehrlich, ihn zu verschweigen. Eine feste Regel läuft unverändert, bis sich der Prozess selbst ändert. Eine KI-Komponente kann sich dagegen verändern, ohne dass jemand etwas anfasst.

Dafür gibt es zwei Gründe. Erstens aktualisieren die Anbieter ihre Modelle laufend, teils ohne Ankündigung. Derselbe Aufruf, der gestern korrekt funktioniert hat, kann morgen ein leicht anderes Ergebnis liefern. Zweitens reagiert eine KI empfindlich auf die genaue Formulierung der Anweisung: Schon eine kleine Wortänderung kann das Verhalten unverhältnismässig stark verschieben. Beides gibt es bei einer festen Regel schlicht nicht. Code verändert sich nicht von selbst zwischen Dienstag und Mittwoch.

In der Praxis heisst das: Eine KI-Komponente braucht laufende Kontrolle. Ihre Ausgabe muss überwacht und geprüft werden, damit eine stille Veränderung nicht unbemerkt durchläuft. Eine feste Regel braucht das kaum. Das ist kein Argument gegen KI. Aber es ist ein Aufwand, den man von Anfang an einplanen muss, und der bei der Frage „lohnt sich KI für diesen Schritt“ mit auf die Waage gehört.

Der beste Weg ist oft die Kombination

In den meisten Fällen ist es kein Entweder-oder. Die solideste Lösung kombiniert beides: feste Regeln übernehmen die Struktur und die Prüfung, die KI-Komponente übernimmt nur den einen Schritt dazwischen, bei dem es ums Verstehen geht. Und die Ausgabe der KI wird anschliessend von festem Code kontrolliert, bevor sie weiterläuft. So nutzt man die Stärke der KI, ohne ihre Unberechenbarkeit ungebremst in den Prozess zu lassen.

Das deckt sich mit unserem Ansatz, einzelne Schritte bewusst zu wählen. Wie wir im Beitrag über lokale Automatisierung beschrieben haben, entscheiden wir für jeden Schritt einzeln, was wo passiert. Die Frage nach der KI ist Teil derselben Logik: nicht das Modernste einsetzen, sondern das Passende.

Wie wir entscheiden

Wenn wir eine Automatisierung bauen, fragen wir bei jedem Schritt zuerst, ob eine feste Regel ihn lösen kann. Tut sie es, nehmen wir sie, weil sie günstiger und verlässlicher ist. Erst wenn ein Schritt echtes Verstehen oder eine Einschätzung verlangt, kommt eine KI-Komponente dazu, und dann mit der nötigen Kontrolle drumherum.

Sind Sie unsicher, ob Ihr Vorhaben KI braucht oder ob eine feste Regel reicht? Wir schauen uns Ihren Ablauf gemeinsam an und sagen Ihnen ehrlich, was sinnvoll ist und was nicht. Der erste Austausch ist unverbindlich.