Der teuerste Prozess ist meist der, den niemand sieht

Wenn ein Prozess offensichtlich klemmt, wird er angegangen. Das eigentliche Problem sind die anderen: die Aufgaben, die niemand als Problem wahrnimmt, weil sie sich auf viele Schultern und kurze Momente verteilen. Zehn Minuten hier, eine Viertelstunde dort, jeden Tag. Einzeln fällt das nicht auf. In der Summe ist es ein erheblicher Posten.

Eine repräsentative Studie der Exxas AG mit dem Forschungsinstitut LINK, für die rund 500 Führungskräfte aus Deutschschweizer KMU befragt wurden, beziffert das Potenzial: Mit ganz oder teilweise automatisierten Abläufen lassen sich bis zu elf Prozent der Wochenarbeitszeit einsparen. Gut jedes zehnte KMU hat seine Prozesse bisher kaum automatisiert, fast die Hälfte sieht erheblichen Nachholbedarf.

Bevor man automatisiert, lohnt sich aber die nüchterne Frage: Welche Prozesse sind es überhaupt wert? Die folgenden sechs Anzeichen helfen Ihnen, das einzuschätzen, ohne dass Sie dafür eine Analyse beauftragen müssen.

Sechs Anzeichen, dass ein Prozess Geld kostet

1. Der Ablauf wiederholt sich

Je häufiger ein Prozess in gleicher Form abläuft, desto eher lohnt er sich. Eine Aufgabe, die zehnmal am Tag anfällt, multipliziert jede eingesparte Minute mit dem Faktor zehn. Eine Aufgabe, die zweimal im Jahr vorkommt, fast nie.

2. Er folgt festen Regeln

Lässt sich der Ablauf als klare Abfolge beschreiben, nach dem Muster „wenn das, dann jenes“, ist er ein guter Kandidat. Eine Schichtmeldung aus der Produktion, die immer dieselben Felder erfasst und immer an dieselbe Stelle weitergeht, ist ein typisches Beispiel. Sobald ein Schritt von Erfahrung oder Bauchgefühl abhängt, wird es schwieriger.

3. Daten wandern zwischen mehreren Systemen

Wird dieselbe Information von Hand aus einer E-Mail in eine Tabelle und von dort in ein drittes Programm übertragen, ist das ein deutliches Zeichen. Jeder dieser Medienbrüche kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.

4. Es passieren regelmässig dieselben Fehler

Wenn ein Prozess immer wieder an derselben Stelle hakt, liegt das selten an den Mitarbeitenden. Eine vergessene Position, ein Zahlendreher, eine Datei am falschen Ort: Es liegt am Ablauf. Wiederkehrende Fehler sind ein verlässliches Signal.

5. Der Prozess hängt an einer einzigen Person

Funktioniert ein Ablauf nur, solange eine bestimmte Person da ist, ist das ein Risiko. Ferien, Krankheit oder ein Stellenwechsel legen ihn lahm. Ein klar definierter, automatisierter Prozess macht das Unternehmen unabhängiger.

6. Es entstehen Wartezeiten

Liegt ein Vorgang stundenlang still, weil er auf eine Freigabe, eine Weiterleitung oder eine manuelle Prüfung wartet, ist nicht die Bearbeitung das Problem, sondern die Übergabe. Ein Prüfprotokoll, das auf dem Schreibtisch liegt, bis jemand es abtippt, ist ein klassischer Fall.

Je mehr dieser Punkte auf einen Prozess zutreffen, desto eher lohnt sich ein zweiter Blick.

Wo sich der Aufwand nicht lohnt

Genauso wichtig ist die umgekehrte Frage. Automatisierung lohnt sich selten bei Prozessen, die sich ständig ändern. Was heute automatisiert wird, ist in drei Monaten überholt. Sie lohnt sich kaum bei Abläufen, die nur ein paar Mal im Jahr vorkommen. Und sie ersetzt kein echtes Urteilsvermögen: Wo ein Mensch abwägt, verhandelt oder eine Ausnahme einschätzt, bleibt der Mensch die richtige Wahl. Ein ehrlicher Blick darauf, was sich nicht lohnt, schützt vor Investitionen, die sich nie auszahlen.

Womit Sie anfangen

Der häufigste Fehler ist, mit dem sichtbarsten Prozess zu beginnen statt mit dem teuersten. Sichtbar heisst: laut, störend, oft erwähnt. Teuer heisst viel Zeit, hohe Frequenz, viele Fehler, und das oft ganz unscheinbar. Wer beim ersten Anzeichen aus dieser Liste ansetzt, das mehrfach zutrifft, hat den grösseren Hebel.

Es braucht dafür keine grosse Vorab-Analyse. Gehen Sie die sechs Punkte für zwei oder drei Abläufe durch, von denen Sie ohnehin ein ungutes Gefühl haben. Das reicht meist, um zu erkennen, wo es sich lohnt.

Wenn Sie wissen, welcher Prozess es wert ist, stellt sich die nächste Frage: wo er laufen soll und was dabei mit Ihren Daten geschieht. Dazu mehr im nächsten Beitrag. Wenn Sie vorher einen konkreten Ablauf einschätzen lassen möchten, melden Sie sich. Wir schauen ihn uns gemeinsam an.